03 Ene

¿Qué es y cómo puede beneficiarte un sistema de gestión documental?

Los software de gestión documental son cada vez más importantes, ya que aseguran una administración eficiente de toda la información generada por una organización. Así, las empresas pueden ser más productivas y aprovechar al máximo los recursos de los que disponen. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte, para qué sirve y cuáles son las ventajas de un sistema de gestión documental?

El conocido también como document management system (DMS), sirve para almacenar y controlar el flujo de documentos generados por una entidad. Se trata de una herramienta con la que organizar la información digital, ya sean documentos o imágenes, en una única localización para que los empleados puedan hacer uso de ella fácilmente cuando lo necesiten.

Un sistema de gestión documental cumple varios objetivos. En primer lugar nos servirá para controlar todos los procesos que afecten a la creación, acceso o preservación de documentos. Además, esta solución almacena al instante toda aquella documentación que genera la propia organización. Finalmente, con un software de gestión documental es posible garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.

Beneficios de un sistema de gestión documental

La implantación de esta solución supone apostar por un cambio de mentalidad en las organizaciones, pasando a digitalizar todos los documentos en papel. Este proceso debe llevarse a cabo de forma organizada para aprovechar al máximo las capacidades del sistema. Algunas de las ventajas que ofrece a los negocios son:

  • Almacena toda la documentación de una organización en una ubicación centralizada, lo que agiliza los ritmos de trabajo.
  • Supone un ahorro de tiempo notable para las empresas, permitiendo que estas puedan centrarse en el cumplimiento de aquellas tareas que todavía no hayan finalizado y automatizar procesos.
  • Proporciona mayor seguridad a la hora de gestionar la información de la empresa, al no disponer de documentos en papel, no se corren riesgos de pérdidas u otros problemas.
  • El software de gestión documental permite compartir documentos, algo muy necesario en las empresas actuales, ya que estos pueden ser compartidos tanto interna como externamente.

El sistema de gestión documental es uno de los servicios para la industria que ofrecemos desde Alfatec Sistemas. Si quieres conocer más detalles al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de este formulario o llamarnos directamente a este número.

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