29 Abr

Caso de éxito: Port de Tarragona y cómo mantener y mejorar la actividad en tiempos difíciles.

Es evidente que la mayoría de noticias que ocupan los medios durante estas semanas están relacionadas con la cantidad de pérdidas que están sufriendo las empresas. Pero, ¿cómo se entiende que existan organizaciones que resisten bien aun en situaciones críticas a nivel global?

Siempre dicen que en las peores situaciones son en las que se distingue a los verdaderos líderes de aquellos que no lo son, es cuando se ve la grandeza de ciertas cosas respecto a otras, es la hora de la verdad. Pero, ciertamente, también es la hora de recoger los frutos del trabajo bien hecho. Es la hora en la que quienes han realizado una correcta planificación, quienes han invertido en optimizar sus sistemas de gestión, quienes han sido previsores, puedan mantenerse a flote mientras el resto se hunde.

Como ejemplo de buenas prácticas, a continuación trataremos el caso del Port de Tarragona, quien a través de la implantación de la FACe, y a pesar de las dificultades inherentes al teletrabajo, está manteniendo al día sus procesos de compras, e incluso acelerando el de pagos y, a pesar del escenario crítico en que estamos sumergidos, sigue sumando ventajas competitivas, minimizando quebraderos de cabeza.

El Port de Tarragona

El Port de Tarragona es uno de los más importantes del Mediterráneo. Su actividad está relacionada con el transporte industrial o de mercancías, pero es también un puerto pesquero, náutico y de pasajeros. Dada su magnitud, es claramente un punto clave en la distribución de los productos que necesita o genera la industria química de la provincia de Tarragona.

A nivel de cifras, el Port de Tarragona se encuentra en continuo crecimiento, pues su apuesta por la innovación, la sostenibilidad, el fomento de nuevos proyectos y su ubicación consiguen que tenga un volumen total de más de 32 millones de toneladas anuales. De esta manera, se ha convertido en una fuente de riqueza para su entorno y un generador de negocio y actividad portuaria. 

Caso de éxito: Port de Tarragona y cómo mantener y mejorar la actividad en tiempos difíciles.

La necesidad de un modelo más efectivo

El punto de partida de esta historia, al igual que la de muchas otras es la tediosa burocracia. En pleno siglo XXI es inconcebible seguir utilizando métodos lentos, ineficaces y poco productivos en lo que al trabajo con el sector público se refiere. Por eso, en 2015, la Administración General del Estado lanzó la plataforma FACe para gestionar la facturación de las empresas proveedoras de los organismos públicos de manera telemática y mucho más eficaz.

Poco a poco las organizaciones lo han ido integrando en sus sistemas, pero este proceso requiere una correcta puesta en marcha. El objetivo, entonces, estaba bien claro y así se trasladó: “el Port de Tarragona debía implementar FACe en su gestión para agilizar sus procesos y prestar un mejor servicio a la comunidad portuaria”.

Caso de éxito: Port de Tarragona y cómo mantener y mejorar la actividad en tiempos difíciles.

Datanet (Grupo alfatec) como aliado

Una vez fijada la meta, se necesita un buen aliado que acompañe en el camino y siente las bases de manera firme para dar este importante paso. Ahí es cuando Port de Tarragona decide que Datanet (lleve a cabo esta implementación. Nos cuentan que la razón principal de su elección era evidente, pues datanet “lleva más de 10 años trabajando en el sector portuario, modernizando y mejorando la gestión de este tipo de entidades”. Tanto es así que 11 autoridades portuarias de todo el país cuentan con sus servicios.

“Una vez llevada a cabo la tarea, en el Port de Tarragona empezamos a disfrutar de las funcionalidades que aporta FACe. Cualquier proveedor puede, desde ese momento, subir al portal de forma telemática o manual sus facturas, lo que permite una actualización constante de la situación de las mismas”.

“El puerto en este caso las recibe, hay unas validaciones automáticas que permiten rechazar las facturas si no cumplen ciertos requisitos”. Si los cumplen, entran en el ERP Microsoft Dynamics NAV donde se revisa y se llevan a cabo las validaciones manuales pertinentes para comprobar que la información es correcta (datos, servicios recibidos, importe o material correctamente recibido…).

“Si alguno de los criterios no se cumple, se rechaza de forma manual y cualquiera de los rechazos llega al proveedor con sus respectivos motivos”. Si es correcta, se acepta y también se le notifica. Y por último, si se contabiliza o se paga, también se automatiza directamente en el ERP. De esta manera, el proveedor tiene el conocimiento y el control absoluto sobre sus facturas y el estado de las mismas.

Resultados

Los resultados, a nivel genérico, son muchos más y a continuación se enumeran:

  • Permite la recepción de facturas de forma electrónica.
  • Constituye una ventanilla única de consulta y presentación.
  • El formato de las facturas se unifica.
  • El envío de las facturas es cómodo y sencillo.
  • Mayor seguridad y garantía legal en el procedimiento.
  • Seguimiento y control de las facturas. La información de las mismas se actualiza en base a los siguientes estados:
    • Recibida (cuando se ha descargado).
    • Rechazada (en ese caso se indican observaciones).
    • Aceptada (cuando se envía al aprobador).
    • Aprobada (cuando se ha marcado el check de procesada).
    • Contabilizada (cuando se registra la prefactura relacionada).
  • En definitiva: poder seguir facturando en cualquier situación y, por tanto, ser más rentables y eficaces utilizando menos recursos.

Quizás todo esto parezca poco o no permita entender realmente cuáles son los beneficios de esta implantación. Lo anunciábamos al principio del artículo: Port de Tarragona, en plena crisis global del COVID-19 continúa funcionando con absoluta normalidad. Así lo han comunicado de manera pública y la causa principal no es otra que la FACe, que le permite seguir facturando de manera telemática. El rendimiento de esta entidad es tal que está avanzando pagos a proveedores – gracias a la efectividad del trabajo a través de esta plataforma – para inyectar liquidez en las empresas.

Compártelo